سالن کنفرانس و اتاق جلسات ، یکی از مهمترین بخش های یک شرکت و یا اداره است. این موضوع از آن جهت اهمیت دارد که طراحی یک فضای خوب و مناسب، بر نوع ارائه مطلب و اینکه چقدر بر افراد حاظر در جلسه موثر است، لازم است. در این سالن ها معمولا مدیرهای کل و مدیرهای جز و همچنین مسئولان رده بالای یک شرکت و یا اداره سخنرانی می کنند؛ که خوب به تبع آن تصمیات آینده و نگاه های مهمی در آن مطرح می شود. بنابراین وجود دکوراسیون داخلی مناسب الزامی است. از میز اصلی و مبلمان داخل اتاق جلسات گرفته تا نوع چیدمان وسایل روی میز؛ باید با یک ساختار کاملا حساب شده، متناسب با امور شرکت و اداره طراحی گردد.

اندازه اتاق جلسات

اندازه اتاق جلسات اهمیت زیادی در طراحی آن دارد. باید به محدودیت های فضا توجه شود؛ تا بتوان میز به اندازه مناسب برای آن تهیه کرد. میز کنفرانس در وسط اتاق قرار می گیرد. پس توجه داشته باشید که اطراف آن برای رفت و آمد و پذیرایی، فضای کافی را داشته باشد. این فضا را به حدی در نظر بگیرید که به راحتی بتوان صندلی ها را نیز جابجا کرد.

نحوه طراحی و چیدمان سالن اجتماعات

میزهایی که برای سالن کنفرانس در نظر گرفته می شود، از نوع میزهای کشیده است. معمولا یا به صورت مستطیلی و یا بیضی انتخاب می شود. در بعضی از موارد، با توجه به استفاده خاص از اتاق میز را به صورت U شکل انتخاب می کنند. صندلی ها در اطراف میز و گوشه ها چیده می شوند. توجه داشته باشید که معمولا یک طرف میز به صورت جایگاه سخنران انتخاب می شود. صندلی ها باید به گونه ای قرار گیرند که به راحتی بتوانند نسبت به جایگاه سخنران دید داشته باشند.اگر تعداد افراد حاظر در جلسه زیاد است و اطراف یک میز معمولی اجازه نمی دهد و یا باعث شلوغی می شود، از میزهای میان تهی استفاده کنید. این کار امکان رفت و آمد برای پذیرایی راحت تر می کند و همچنین ارتباط بین افراد متناسب تر می شود.

تجهیزات اتاق جلسات

تجهیزاتی که برای اتاق مورد نیاز است، بستگی به شرکت و یا اداره مورد نظر دارد. این تجهیزات را از قبل بشناسید و بر اساس آنها، دکوراسیون را طراحی کنید. این تجهیزات شامل سیستم های صوتی و تصویری، کامپیوترهای موجود بر روی میزها، سیم کشی های مورد نیاز، میکروفن، وایت بردهای الکترونیکی و مواردی از این دست است.اهمیت دارد در صورتی که یک سیستم تصویری برای اتاق در نظر گرفته اید، تمامی افراد حاظر در جلسه به راحتی بتوانند آن را ببینند. تعیین میزان فاصله افراد از سیستم نیز به عهده طراح است. این نوع سیستم ها معمولا در پشت جایگاه سخنران قرار می گیرند.

نورپردازی برای اتاق کنفرانس

نیاز به نور در اتاق جلسات یک امر بدیهی است. بهتر ایت از نور طبیعی در اتاق استفاده شود؛ ولی در صورتی امکان این نوع نورپردازی وجود نداشت از نور زرد استفاده کنید. اگر از نور طبیعی استفاده می شود، پنجره ها باید دارای پرده های مناسبی برای کاهش نور باشند؛ تا در صورت نیاز به استفاده از سیستم تصویری، بتوان به راحتی میزان نور را کاهش داد. اگر از نور مصنوعی برای اتاق جلسات استفاده می کنید، توجه داشته باشید که لامپ های مورد استفاده قابلیت تنظیم شدت نور را داشته باشند. می توانید از چند ردیف چراغ استفاده کنید؛ تا در صورت نیاز بعضی از ردیف ها را خاموش کنید.

آکوستیک بودن اتاق جلسات

در اتاق جلسات افراد زیادی حاظر می شوند که با یکدیگر به گفتگو می پردازند. فضای اتاق باید خاصیت اکوستیک داشته باشد؛ تا در صورت همهمه شدن از میزان سر و صدا بکاهد. همچنین این کار باعث می شود که صحبت های سخنران واضح شود و از اکو شدن صدا جلوگیری شود؛ در نهایت به قابل درک بودن سخنان کمک می کند. علاوه بر این موارد، ممکن است نیاز به این موضوع باشد که صدای صحبت های حاظرین در جلسه به خارج نرود. برای این کار از عایق های صدا در کف و دیوارها می توان استفاده کرد.